Referenz · Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung mit Make.com: von PDF-Eingang bis Zahlungsdatei

Wiederkehrende Abläufe laufen automatisch, Menschen prüfen und entscheiden.

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Prozessautomatisierung Leistungen: KI-Automatisierung · Stand: 9. Oktober 2026

Kurzfassung

Wir automatisieren wiederkehrende Abläufe mit Make.com. Zwei Beispiele: bei CSS4YOU Eingangsdokumente und Daten für das Projektsystem HERO, bei EBE Solutions die Aufbereitung von Lieferantenrechnungen zu einer Zahlungsdatei für das Banking.

Ausgangslage

In beiden Unternehmen fielen regelmäßig Dokumente an, aus denen Daten von Hand in ein anderes System übertragen wurden. Das kostet Zeit, und kleine Tippfehler haben teure Folgen.

Beispiel 1: CSS4YOU, Projekte und Daten im Projektsystem HERO

  • PDF zu Projekt: Eingehende PDF-Unterlagen werden ausgewertet und als Projekt im System angelegt.
  • Feldzuordnung: Die ausgelesenen Angaben werden den richtigen benutzerdefinierten Feldern in HERO zugeordnet (Schnittstelle per GraphQL).
  • Datenexport: Ein Skript erzeugt Datanorm-Dateien für das System, in mehreren Iterationen an reale Daten angepasst.

Beispiel 2: EBE Solutions, Lieferantenzahlungen

  • Eingang: Rechnungsdaten aus Excel und PDF.
  • Auswertung: Die Bankverbindung wird nach festen Regeln ermittelt, bekannte Lieferanten werden gegen hinterlegte Daten geprüft.
  • Ausgabe: eine Zahlungsdatei im CSV-Format, die in das Banking importiert wird. Die Freigabe erfolgt weiterhin durch Menschen.

Ergebnis

  • Weniger manuelle Übertragung, nachvollziehbare Regeln, definierte Prüfschritte.
  • Szenarien lassen sich erweitern, wenn neue Lieferanten, Formate oder Felder dazukommen.

Unser Vorgehen

Wir beginnen mit einem Prozess, der oft wiederkehrt und klar beschreibbar ist, bauen ihn schlank in Make.com und definieren Prüfschritte, die der Mensch behält. Wie wir das einordnen: KI-Automatisierung für KMU und unsere Leistung KI-Automatisierung.

Transparenzhinweis: Der Gründer von openbrain ist auch in der Geschäftsführung dieses Unternehmens tätig. Das Projekt zeigt unsere Arbeitsweise unter realen Bedingungen, ersetzt aber keine unabhängige Kundenstimme.

Häufige Fragen

Welche Werkzeuge nutzen Sie?

Als Automatisierungsplattform Make.com, je nach Aufgabe ergänzt durch KI-Auswertung und Schnittstellen der eingesetzten Systeme.

Bleibt ein Mensch beteiligt?

Ja. Wir definieren Prüf- und Freigabeschritte, zum Beispiel bei Zahlungen.

MB

Autor: Mag. (FH) Michael Bernold, MSc
Gründer und Geschäftsführer der openbrain GmbH, Entwickler des Zero2Five Framework.

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